Использование шаблона для контроля исполнения поручений

В этой статье расскажем как бот Дина поможет вам в контроле исполнения поручений. Это могут быть поручения выданные на еженедельном совещании, или просто список поручений руководителя. Дина по установленному вами расписанию будет собирать с исполнителей текущий статус поручений и комментарии к исполнению. Дина сама заполнит полученную информацию в отчет и предоставит в назначенное время руководителю. Также вы можете запросить у Дины отчет по исполнительской дисциплине своих сотрудников, которых опрашивала Дина, за нужный вам период и Дина пришлет его вам в чат в формате Excel или Google таблицы.

Отчет покажет вам, сколько всего опросов было проведено, сколько поручений было сделано в срок, сколько просрочено, а на сколько опросов сотрудник не ответил:

Так же в отчете на отдельной странице будет представлены результаты всех опросов за указанный период:

Для контроля исполнения поручений мы предлагаем использовать наш шаблон, который подготовлен для работы с ботом Диной:

Если вы хотите использовать свой формат таблицы для контроля исполнения поручений, то можете прислать его Дине, она проведет анализ и если возможно подключит вашу таблицу (но это может занять некоторое время).

В нашем примере мы рассмотрим использование формата таблицы Google Sheets, но все это применимо и к Excel. Особенностью Excel является, что для проведения опроса вы вместо ссылки на свою таблицу, присылаете Дине сам файл Excel.

1. Быстрый старт с Диной с отчетом в формате Google таблицы

Добавьте бота Дина в свой любимый мессенджер:

Если не работает ссылка для Telegram, то вы также можете ее найти по имени @Dinabot_combot и добавить в контакты (нажмите /start после добавления).

Выберите пункт меню «Подключить таблицу для опроса» (в WhatsApp указав номер пункта, а в Telegram/Skype нажав на кнопку):

В предложенном Диной списке шаблонов таблиц выберите пункт «Контроль поручений в Google»:

Дина попросит прислать ей ваш электронный адрес Google, чтобы она смогла предоставить вам доступ к новой Google таблице:

Дина создаст для вас новый отчет в виде таблицы Google, предоставит вам доступ к нему и пришлет ссылку на него. Все, можно начать контроль поручений!

Перейдите по ссылке и введите на странице «Поручения» свои поручения, укажите для них исполнителей (вместо наших), срок, приоритет и текущее их состояние. Также вы можете указать свою тему (она будет выводиться в чат исполнителям при их опросе):

На странице «Dinabot настройки» вы можете указать:

  • таймаут опроса (по-умолчанию 10 минут);
  • расписание опросов, т.е. когда Дине проводить опрос и предоставлять вам результаты;
  • и другие более тонкие настройки.

Вы также можете просто начать опрос сразу с нашими тестовыми исполнителями.

Чтобы начать опрос выберите пункт в меню «Опросить исполнителей»:

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-30.png

Каждый раз при начале опроса Дина проверяет знает ли она исполнителей из таблицы или они еще не известны ей, тогда она не сможет опрашивать их. Если есть неизвестные исполнители (а при первом запуске опроса все исполнители неизвестны Дине), Дина выведет вам им названия и сообщение с кодовым словом, которое надо будет отправить исполнителям:

Отправьте неизвестным исполнителям второе сообщение с кодовым словом. Они должны добавить Дину в свои контакты (если она не добавлена) и отправить ей это кодовое слово в чат. В ответ Дина попросит связать себя с одним из исполнителей, указанных в таблице:

Исполнитель указывает и Дина его запоминает.

Даже если не все исполнители опознаны Диной, вы можете начать опрос, ответив «Да», на вопрос Дины «Запустить опрос». Просто Дина опросит только тех, кого знает.

Кстати, если указано расписание, то Дина спросит у вас: начать сразу опрос или по расписанию?

Если указаны наши исполнители, то они ответят вам.

Вот примеры ответов, чтобы вы представляли, как это выглядит в WhatsApp:

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-21-235x300.png

А вот как выглядит в Telegram (исполнитель нажимает на кнопки, со статусами):

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-22-300x190.png

По таймауту (его можно изменить в настройках таблицы) Дина обновит таблицу и пришлет вам сообщение, содержащее ссылку на таблицу:

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-19-300x163.png

Открывайте таблицу по ссылке и смотрите результаты опроса: текущие статусы задач, комментарии исполнителей к задачам.

Если вы укажите расписание опроса в параметрах таблицы, то Дина будет присылать вам обновленный отчет хоть каждый день в назначенное время.

Если нужно скорректировать список поручений, то просто зайдите в таблицу и измените их.

Вы можете продолжить использовать эту таблицу уже для рабочих целей, удалив тестовые данные и настроив под себя: изменить тему списка поручений, исполнителей, расписание и даже изменив колонки таблицы. Далее рассмотрим как протестировать работу Дины с отчетом в формате Excel и более подробно расскажем о самом шаблоне.

Чтобы получить отчет по исполнительской дисциплине, войдите в меню и выберите пункт «Отчет», укажите формат — Google Sheets и период отчета в формате [ДД.ММ — ДД.ММ]:

Дина пришлет вам ссылку на отчет по исполнительской дисциплине за указанный период прямо в чат:

Анализируйте отчет и делайте выводы!

Подключите Дину в один клик и протестируйте ее:

Если не работает ссылка для Telegram, то вы также можете ее найти по имени @Dinabot_combot и добавить в контакты (нажмите /start после добавления).

2. Быстрый старт с Диной с отчетом в формате Excel

Многое сказанное про отчет в формате Google таблицы относится и к Excel. Главная особенность Excel в том, что вы можете работать с файлом Excel автономно, а потом присылать обновленный файл Дине. У Дины в это время находится своя копия этого отчета, в которой она обновляет информацию на основании опросов.

Первое, чтобы приступить к тестированию, добавляем Дину в контакты своего любимого мессенджера. Вот ссылки для добавления:

Если не работает ссылка для Telegram, то вы также можете ее найти по имени @Dinabot_combot и добавить в контакты (нажмите /start после добавления).

Выведите меню, написав Дине ‘меню’ в чат. В принципе, меню выводится каждый раз, когда вы ввели не понятную для бота команду.

Для навигации по меню в WhatsApp используйте цифры пунктов, которые выведены в сообщении.

Меню в Telegram и в Skype имеет кнопки.

Выберите пункт меню «Подключить таблицу для опроса». Вам будет предложен список имеющихся шаблонов.

Выберите пункт «Контроль поручений в Excel».

Дина вышлет вам ссылку на файл Excel с шаблоном отчета по контролю поручений:

Напомню, что в шаблон введены тестовые задачи, в рамках которых, исполнителями выступают наши сотрудники в трех разных мессенджерах (да! можно вести опрос, в рамках одной таблицы, сотрудников в разных месенджерах, и независимо, какой мессенджер используете вы). Они ответят на ваши опросы по тестовым задачам, а вы можете начать без привлечения сторонних пользователей.

Скачайте файл Excel по ссылке себе на компьютер или мобильное устройство. Вы можете скорректировать поручения в нем и даже указать и подключить своих исполнителей (вместо наших), указать расписание (подробнее смотрите в предыдущем разделе про отчет в формате Google Sheets). А можете просто начать опрос сразу. Для этого отправьте обратно в чат, сохраненный вами файл Excel. И сразу начнется опрос исполнителей (аналогичный как с таблицей Google):

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-14-300x205.png

Кстати, если указано расписание, то Дина спросит у вас: начать сразу опрос или по расписанию?

Если указаны наши исполнители, то они ответят вам.

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-22-300x190.png

По таймауту (его можно изменить в настройках таблицы) Дина обновит таблицу и пришлет вам сообщение, содержащее ссылку на таблицу:

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-19-300x163.png

Открывайте таблицу по ссылке и смотрите результаты опроса: текущие статусы задач, комментарии исполнителей к задачам.

Если вы укажите расписание опроса в параметрах таблицы, то Дина будет присылать вам обновленный отчет хоть каждый день в назначенное время.

Если нужно скорректировать список поручений, то просто зайдите в таблицу, измените их и пришлите Дине обновленную таблицу в чат.

Вы можете продолжить использовать эту таблицу уже для рабочих целей, удалив тестовые данные и настроив под себя: изменить тему списка поручений, исполнителей, расписание и даже изменив колонки таблицы. Далее более подробно расскажем о самом шаблоне.

Чтобы получить отчет по исполнительской дисциплине в формате Excel, войдите в меню и выберите пункт «Отчет», укажите формат — Excel и укажите период отчета в формате [ДД.ММ — ДД.ММ].

Подключите Дину в один клик и протестируйте ее:

Если не работает ссылка для Telegram, то вы также можете ее найти по имени @Dinabot_combot и добавить в контакты (нажмите /start после добавления).

3. Подробней об отчете для контроля поручений

В отчете есть три страницы:

  • ‘Поручения’ — это ваша рабочая таблица, где вы будете указывать поручения из протокола совещания. Подробнее ниже.
  • «Dinabot Настройки» — на это странице можно изменить настройки поведения бота по-умолчанию, например, изменить перечень состояний поручений, установить расписание автоматических опросов, соответствия колонок таблицы с поручениями и данными от бота и т.д.

Заполнение поручений в отчете

На странице «Поручения» заполните тему опроса (это может быть тема совещания), она будет использоваться ботом при опросе исполнителей. Исполнители, читая тему, должны однозначно понимать о каком совещании (или списке задач) идет речь.

Заполните выданные поручения в таблицу на странице «Поручения»:

  • № — номер поручения (по данному полю производится идентификация поручений, поэтому оно должно быть уникальным!);
  • Поручение — текст самого поручения (обязательно!);
  • Приоритет — приоритет поручения;
  • Исполнитель — введите исполнителя (как вам удобно, это может быть ФИО, ФИО с должностью и т.п.);
  • Срок — срок поручения (указывайте дату и время в формате ДД.ММ чч:мм).
  • Состояние — текущее состояние поручения, по итогу опроса у исполнителя Дина обновит это поле новым значением;
  • Комментарий к исполнению — в это поле Дина добавит комментарий пользователя, указанный им в чате. Комментарии не затираются, а добавляются вверх поля, поэтому вы можете в это поле добавлять свои комментарии, если необходимо.

4. Проведение опроса исполнителей по состоянию задач

Дина поддерживает возможность автоматического опроса исполнителей по установленному вами расписанию на странице «Dinabot Настройки». Например, можно настроить проведение опроса каждый день в 10:30:

Начать опрос очень просто!

  • Для таблицы Google: скопируйте в браузере ссылку на нее и отправьте ее боту в чат.
  • Для Excel: просто отправьте заполненный вами файл Дине.

Дина проверит вашу таблицу, и если все в порядке, то пришлет вам сообщение.

Если в таблице было настроено расписание, то Дина запросит: проводит опрос сразу или по расписанию? Выбирайте, как вам удобнее.

Если у вас нет расписания, то опрос будет запущен сразу без лишних вопросов.

При запуске опроса Дина сообщит в чат время, через которое она завершит опрос. Это время таймаута вы можете изменить в таблице на странице «Dinabot Настройки»

Во время опроса Дина проводит анализ актуальных поручений/задач в таблице и по актуальным высылает исполнителям сообщения с вариантами ответа. Правила опроса задаются на странице «Dinabot Настройки». В предложенном шаблоне они предзаполнены, но вы можете их изменить. Например, если вам необходимо запрашивать у исполнителя затраченное на выполнение поручения время, вы указываете «Ask hrs» в колонке «Исполнено»:

Примеры опросов в разных мессенджерах:

По итогам опроса Дина сама заполнит вашу таблицу на основании полученной у исполнителей информации и сообщит об этом вам в чате, указав ссылку на таблицу Google или обновленный файл Excel. Также она сообщит о том когда планируется следующий опрос согласно расписанию.

Дина может самостоятельно заполнять в таблице следующую информацию:

  • Новый статус задачи;
  • Комментарии от исполнителей;
  • Трудозатраты (если вы ее об этом просили);
  • Процент выполнения задачи, дополнительно к статусу (если вы, конечно, ее об этом попросили);

5. Опрос вне расписания

Несмотря на настроенное или не настроенное автоматическое расписание, вы всегда можете запустить опрос исполнителей вручную, который будет выполнен сразу после запуска. Для этого отправьте Дине в чате команду ‘Опрос‘. Либо вызовите меню и выберите пункт «Опросить исполнителей».

Если у вас нет подключенных таблиц, Дина об этом вам сообщит и предложить прислать ей ссылку на таблицу Google или файл Excel.

Если у вас одна подключенная таблица, то Дина проверит, есть ли в ней настроенное расписание. При настроенном расписании Дина спросит: «Хотите сразу провести опрос или согласно расписанию Сегодня, в 20:10?». Если расписание в таблице не настроено, то опрос сразу запустится.

Если у вас несколько подключенных таблиц, то Дина предложить выбрать таблицу, на основании которой нужно произвести опрос.

6. Остановка опроса

Остановка опроса производится Диной автоматически, на основании времени таймаута, указанного в параметрах таблицы. Но вы можете остановить опрос до этого времени, отправив боту сообщение «Остановить опрос«. Либо вызовите меню и выберите пункт «Остановить опрос».

Если у вас несколько запущенных опросов в это время, то Дина запросит, какой из опросов остановить.

Если у вас один запущенный опрос, то Дина остановит текущий без лишних вопросов.

7. Изменение списка поручений/задач

Вы можете изменить список поручений в своей таблице Google или Excel.

Если вы используете Excel, то просто пришлите файл с новыми заданиями Дине в чат. Она заменит предыдущую таблицу новой и будет производить опрос на основании нее.

Если вы используете таблицу в Google Sheets, то просто отправьте Дине команду ‘Опрос’ и она будет учитывать ваши новые данные.

8. Подключение нескольких таблиц

Вы можете подключить несколько таблиц для опроса, причем сразу в разных форматах и Google Sheets и Excel. Для этого просто присылайте Дине ссылки на эти таблицы, либо файл для Excel. И Дина будет вести опросы по каждой этой таблице.

Вывести список таблиц можно через пункт меню «Подключенные таблицы»:

Важно! Если вы пришлете ссылку или файл таблицы, которая уже подключена к Дине, предыдущая таблица будет заменена новой.

9. Ссылки на шаблон

Ссылки на шаблоны отчета по исполнению поручений совещания: