Использование шаблона по отслеживанию хода проекта

Бот Дина теперь не только бот, а целая платформа EXLY.AI! Подробнее

Внимание! Информация ниже является устаревшей и скоро будет удалена.

О том как подключить и настроить сервис, читайте на новом сайте https://exly.ai


 

Дина поможет вам контролировать исполнение задач по проекту. Она будет периодически, согласно настроенному расписанию, опрашивать у исполнителей информацию по статусу задач, обновлять таблицу с отчетом по отслеживанию хода проекта и высылать ее вам в чат. Дина может опрашивать у исполнителей:

  • статус задачи;
  • комментарий в случае проблемы или остановки работы;
  • % выполнения задачи;
  • фактические трудозатраты.

Также вы можете запросить у Дины отчет по исполнительской дисциплине своих сотрудников, которых опрашивала Дина, за нужный вам период и Дина пришлет его вам в чат в формате Excel или Google таблицы.

Отчет покажет вам, сколько всего опросов было проведено, сколько задач было сделано в срок, сколько просрочено, а на сколько опросов сотрудник не ответил:

Так же в отчете на отдельной странице будет представлены результаты всех опросов за указанный период:

Для контроля за ходом проекта мы предлагаем использовать наш шаблон отчета по отслеживанию хода выполнения проекта, который подготовлен для работы с ботом Диной:

Если вы хотите использовать свой формат таблицы для контроля за ходом проекта, то можете прислать его Дине, она проведет анализ и если возможно подключит вашу таблицу (но это может занять некоторое время).

1. Тестирование работы Дины с отчетом в формате Google таблицы

Вы можете легко протестировать работу Дины, прежде чем использовать ее на своих задачах. Для этого в шаблон введены тестовые задачи, в рамках которых, исполнителями (Dinabot Работник 1,2 и 3) выступают наши сотрудники в трех разных мессенджерах (да! можно вести опрос, в рамках одной таблицы, сотрудников в разных месенджерах, и независимо, какой мессенджер используете вы). Они ответят на ваши опросы по тестовым задачам, а вы можете начать без привлечения сторонних пользователей.

 

Выберите пункт меню «Подключить таблицу для опроса» (в WhatsApp указав номер пункта, а в Telegram/Skype нажав на кнопку):

В предложенном Диной списке шаблонов таблиц выберите пункт «Статус проекта в Google»:

Дина попросит прислать ей ваш электронный адрес Google, чтобы она смогла предоставить вам доступ к новой Google таблице, созданной на основании шаблона:

Дина создаст для вас новый отчет по отслеживанию хода выполнения проекта в виде таблицы Google, предоставит вам доступ к нему и пришлет ссылку на него. Все, можно начать контроль задач проекта!

Перейдите по ссылке и введите на странице «Задачи» свои задачи по проекту, укажите для них исполнителей (вместо наших), срок, приоритет и текущее их состояние (статус, трудозатраты, процент выполнения). Также вы можете указать наименование проекта (она будет выводиться в чат исполнителям при их опросе):

На странице «Dinabot настройки» вы можете указать:

  • таймаут опроса (по-умолчанию 10 минут);
  • расписание опросов, т.е. когда Дине проводить опрос и предоставлять вам результаты;
  • и другие более тонкие настройки.

Вы также можете просто начать опрос сразу с нашими тестовыми исполнителями.

Чтобы начать опрос выберите пункт в меню «Опросить исполнителей»:

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-30.png

Каждый раз при начале опроса Дина проверяет знает ли она исполнителей из таблицы или они еще не известны ей, тогда она не сможет опрашивать их. Если есть неизвестные исполнители (а при первом запуске опроса все исполнители неизвестны Дине), Дина выведет вам им названия и сообщение с кодовым словом, которое надо будет отправить исполнителям:

Отправьте неизвестным исполнителям второе сообщение с кодовым словом. Они должны добавить Дину в свои контакты (если она не добавлена) и отправить ей это кодовое слово в чат. В ответ Дина попросит связать себя с одним из исполнителей, указанных в таблице:

Исполнитель указывает и Дина его запоминает.

Даже если не все исполнители опознаны Диной, вы можете начать опрос, ответив «Да», на вопрос Дины «Запустить опрос». Просто Дина опросит только тех, кого знает.

Кстати, если указано расписание, то Дина спросит у вас: начать сразу опрос или по расписанию?

Если указаны наши исполнители, то они ответят вам.

Вот примеры ответов, чтобы вы представляли, как это выглядит в WhatsApp:

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-21-235x300.png

А вот как выглядит в Telegram (исполнитель нажимает на кнопки, со статусами):

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-22-300x190.png

По таймауту (его можно изменить в настройках таблицы) Дина обновит таблицу и пришлет вам сообщение, содержащее ссылку на таблицу:

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-19-300x163.png

Открывайте таблицу по ссылке и смотрите результаты опроса: текущие статусы задач, комментарии исполнителей к задачам, % выполнения и трудозатраты.

Если вы укажите расписание опроса в параметрах таблицы, то Дина будет присылать вам обновленный отчет хоть каждый день в назначенное время.

Если нужно скорректировать список задач, то просто зайдите в таблицу и измените их.

Вы можете продолжить использовать эту таблицу уже для рабочих целей, удалив тестовые данные и настроив под себя: изменить название проекта, исполнителей, расписание и даже изменив колонки таблицы. Ниже более подробно расскажем о самом шаблоне.

Чтобы получить отчет по исполнительской дисциплине, войдите в меню и выберите пункт «Отчет», укажите формат — Google Sheets и период отчета в формате [ДД.ММ — ДД.ММ]:

Дина пришлет вам ссылку на отчет по исполнительской дисциплине за указанный период прямо в чат:

Анализируйте отчет и делайте выводы!

 

2. Подробней об отчете по отслеживанию хода проекта

В отчете есть 2 страницы:

  • ‘Задачи’ — это ваша рабочая таблица, где вы будете указывать проектные задачи. Подробнее ниже.
  • «Dinabot Настройки» — на это странице можно изменить настройки поведения бота по-умолчанию, например, изменить перечень статусов задач, установить расписание автоматических опросов, установить соответствия колонок таблицы с задачами и данными от бота и т.д.

Заполнение задач проекта в отчете

На странице «Задачи» заполните наименование проекта, она будет использоваться ботом при опросе исполнителей. Исполнители, читая тему, должны однозначно понимать о каком проекте (или списке задач) идет речь.

Заполните задачи в таблицу на странице «Задачи». Кратко опишем назначение полей таблицы (но только тех, которые имеют значение для Дины):

  • СДР — код структурной декомпозиции работ или (просто номер) задачи (по данному полю производится идентификация задач, поэтому оно должно быть уникальным!). Если вы используйте иерархическую СДР, то боту в принципе на это не обращает внимание, опрос может быть по задаче любого уровня. Отменить опрос по родительским задачам можно добавив, например, дополнительный статус и настроив по нему правило не требующего опроса;
  • СТАТУС — текущий статус задачи, по итогу опроса у исполнителя Дина обновит это поле новым значением;
  • НАЗВАНИЕ ЗАДАЧИ — краткое описание задачи. Если вы не используйте СДР, то идентификация задачи будет производится по этому полю (обязательно!);
  • ПРИОРИТЕТ — приоритет задачи;
  • НАЗНАЧЕНО — выберите исполнителя задачи, поле ссылается на значения из страницы «Исполнители»;
  • ОПИСАНИЕ — подробное описание задачи, бот его добавляет к названию задачи в своем сообщении при опросе;
  • КОНЕЦ — срок окончания задачи (указывайте дату и время в формате ДД.ММ чч:мм, время не обязательно);
  • % ВЫПОЛНЕНИЯ — для состояния «В работе» бот запрашивает % выполнения и заносит его в это поле. Вы можете изменить это поведение на странице «Dinabot Настройки»;
  • ФАКТ ЧАСЫ — фактические трудозатраты исполнителя на задачу. Бот запрашивает их, если устанавливается статус «Выполнена. Вы можете изменить это поведение на странице «Dinabot Настройки»;
  • КОММЕНТАРИЙ — в это поле Дина добавит комментарий пользователя, указанный им в чате. По-умолчанию настроено, что бот запрашивает комментарий, только если состояние задачи «Приостановлена», но вы можете изменить это поведение на странице «Dinabot Настройки». Комментарии не затираются, а добавляются вверх поля, поэтому вы можете в это поле добавлять свои комментарии, если необходимо.

 

3. Проведение опроса исполнителей по состоянию задач

Ну вот вы готовы, чтобы начать опрос исполнителей по состоянию задач проекта.

Дина поддерживает возможность автоматического опроса исполнителей по установленному вами расписанию на странице «Dinabot Настройки». Например, можно настроить проведение опроса каждый день в 10:30:

Начать опрос очень просто!

Вы можете вывести меню и выбрать пункт «Опросить исполнителей». Либо просто прислать ссылку на вашу таблицу в чат Дине.

Дина проверит вашу таблицу, и если все в порядке, то пришлет вам сообщение.

Если в таблице было настроено расписание, то Дина запросит: проводит опрос сразу или по расписанию? Выбирайте, как вам удобнее.

Если у вас нет расписания, то опрос будет запущен сразу без лишних вопросов.

При запуске опроса Дина сообщит в чат время, через которое она завершит опрос. Это время таймаута вы можете изменить в таблице на странице «Dinabot Настройки»

Во время опроса Дина проводит анализ актуальных задач в таблице и по актуальным высылает исполнителям сообщения с вариантами ответа. Правила опроса задаются на странице «Dinabot Настройки». В предложенном шаблоне они предзаполнены, но вы можете их изменить. Например, если вам необходимо запрашивать у исполнителя затраченное на выполнение поручения время, вы указываете «Ask hrs» в колонке «Исполнено»:

Примеры опросов в разных мессенджерах:

По итогам опроса Дина сама заполнит вашу таблицу на основании полученной у исполнителей информации и сообщит об этом вам в чате, указав ссылку на таблицу Google. Также она сообщит о том когда планируется следующий опрос согласно расписанию.

Дина может самостоятельно заполнять в таблице следующую информацию:

  • Новый статус задачи;
  • Комментарии от исполнителей;
  • Трудозатраты (если вы ее об этом просили);
  • Процент выполнения задачи, дополнительно к статусу (если вы, конечно, ее об этом попросили);

4. Опрос вне расписания

Несмотря на настроенное или не настроенное автоматическое расписание, вы всегда можете запустить опрос исполнителей вручную, который будет выполнен сразу после запуска. Для этого отправьте Дине в чате команду ‘Опрос‘, либо выведите меню и выберите пункт «Опрос исполнителей». Либо вызовите меню и выберите пункт «Опросить исполнителей».

Если у вас нет подключенных таблиц, Дина об этом вам сообщит и предложить прислать ей ссылку на таблицу Google или файл Excel.

Если у вас одна подключенная таблица, то Дина проверит, есть ли в ней настроенное расписание. При настроенном расписании Дина спросит: «Хотите сразу провести опрос или согласно расписанию Сегодня, в 20:10?». Если расписание в таблице не настроено, то опрос сразу запустится.

Если у вас несколько подключенных таблиц, то Дина предложить выбрать таблицу, на основании которой нужно произвести опрос.

5. Остановка опроса

Остановка опроса производится Диной автоматически, на основании времени таймаута, указанного в параметрах таблицы. Но вы можете остановить опрос до этого времени, отправив боту сообщение «Остановить опрос«. Также вы можете вывести меню и выбрать там соответствующий пункт. Либо вызовите меню и выберите пункт «Остановить опрос».

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-35.png

Если у вас несколько запущенных опросов в это время, то Дина запросит, какой из опросов остановить.

Если у вас один запущенный опрос, то Дина остановит текущий без лишних вопросов.

6. Изменение списка задач

Вы можете изменить список задач в своей таблице Google.

После изменения списка просто отправьте Дине команду ‘Опрос’ и она будет учитывать ваши новые данные.

7. Подключение нескольких таблиц

Вы можете подключить несколько таблиц для опроса, причем сразу в разных форматах и Google Sheets и Excel. Для этого просто присылайте Дине ссылки на эти таблицы, либо файл для Excel. И Дина будет вести опросы по каждой этой таблице.

Это изображение имеет пустой атрибут alt; его имя файла - image-36-1024x305.png

Важно! Если вы пришлете ссылку или файл таблицы, которая уже подключена к Дине, предыдущая таблица будет заменена новой.

 

8. Ссылки на шаблон отчета по отслеживанию хода выполнения проекта