Дина для менеджера

Бот Дина теперь не только бот, а целая платформа EXLY.AI! Подробнее

Внимание! Информация ниже является устаревшей и скоро будет удалена.

О том как подключить и настроить сервис, читайте на новом сайте https://exly.ai


 

Дина опросит исполнителей в мессенджере (WhatsApp, Telegram или Skype) и сама заполнит для менеджера отчет по состоянию задач в Excel или Google Sheets.

Ниже опишем процесс работы менеджера с Диной. Вы также можете посмотреть наше видео

https://www.youtube.com/watch?v=YjWSUoXNASM

1. Подготовка к опросу

Сначала менеджеру и исполнителям надо добавить бота Дина в свой мессенджер:

Основной командой менеджера при работе с ботом является команда ‘Опрос’. При первом вводе команды ‘Опрос’ Дина сообщит, что нет подключенных таблиц и предложит скачать один из шаблонов, которые уже подготовлены для работы.

В этом примере мы будем использовать шаблон отчета для исполнению поручений совещания.

Ссылка на шаблон:

Если вы ведете поручения/задачи в Excel, то скопируйте себе на компьютер или телефон таблицу в Excel.

Если вы ведете поручения/задачи в Google Sheets, то перейдите по ссылке и сделайте копию таблицы, используя меню ‘Файл / Создать копию‘.

В нашем примере мы рассмотрим использование формата таблицы Google Sheets, но все это также применимо к Excel. Особенностью Excel является, что для проведения опроса вы вместо ссылки на свою таблицу, присылаете Дине сам файл Excel.

В отчете есть три страницы:

  • ‘Поручения’ — это ваша рабочая таблица, где вы будете указывать поручения из протокола совещания. Подробнее ниже.
  • «Исполнители» — на этой странице указываются исполнители поручений и их идентификаторы для опознавания их ботом в мессенджере.
  • «Dinabot Настройки» — на это странице можно изменить настройки поведения бота по-умолчанию, например, изменить перечень состояний поручений, установить расписание автоматических опросов, соответствия колонок таблицы с поручениями и данными от бота и т.д.

Настройка исполнителей

На странице «Исполнители » указываются исполнители поручений и их идентификаторы для опознавания их ботом в мессенджере.

В колонке «Исполнители задач», вы указываете имена ваших исполнителей в удобном вам формате. Их вы будете выбирать в таблице с поручениями.

В колонке «ИД пользователя в чате» надо указать идентификатор пользователя в сервисе Dinabot. Идентификатор выдается автоматически, как только пользователь добавил бота Дину в свои контакты. Получить идентификатор можно отправив боту сообщение «Привет». Попросите участников команды скопировать и прислать вам их идентификатор и введите их в колонку.

Вы можете использовать в одной таблице одновременно пользователей из WhatsApp, Telegram, Skype.

Внимание! Несмотря на то что идентификатор для WhatsApp равен номеру телефона пользователя в формате 7ХХХХХХХХХХ, попросите, чтобы исполнители отправили «Привет» Дине, иначе они не будут зарегистрированы в системе и она не сможет их опрашивать.

Позже вы можете дополнять или удалять исполнителей в таблице. Каждый раз при опросе Дина будет смотреть на эту страницу и обновлять свои данные.

Заполнение поручений совещания в отчете

На странице «Поручения» заполните тему совещания, она будет использоваться ботом при опросе исполнителей. Исполнители, читая тему, должны однозначно понимать о каком совещании (или списке задач) идет речь.

Заполним поручения, выданные на совещании, в таблицу на странице «Поручения»:

  • № — номер поручения (по данному полю производится идентификация поручений, поэтому оно должно быть уникальным!);
  • Поручение — текст самого поручения (обязательно!);
  • Приоритет — приоритет поручения;
  • Исполнитель — выберите исполнителя, поле ссылается на значения из страницы «Исполнители»;
  • Срок — срок поручения (указывайте дату и время в формате ДД.ММ чч:мм).
  • Состояние — текущее состояние поручения, по итогу опроса у исполнителя Дина обновит это поле новым значением;
  • Комментарий к исполнению — в это поле Дина добавит комментарий пользователя, указанный им в чате. Комментарии не затираются, а добавляются вверх поля, поэтому вы можете в это поле добавлять свои комментарии, если необходимо.

 

2. Проведение опроса исполнителей по состоянию задач

Ну вот вы готовы, чтобы начать опрос исполнителей по состоянию исполнения поручений совещания.

Дина поддерживает возможность автоматического опроса исполнителей по установленному вами расписанию на странице «Dinabot Настройки». Например, можно настроить проведение опроса каждый день в 10:30:

Начать опрос очень просто!

  • Для таблицы Google: скопируйте в браузере ссылку на нее и отправьте ее боту в чат.
  • Для Excel: просто отправьте заполненный вами файл Дине.

Дина проверит вашу таблицу, и если все в порядке, то пришлет вам сообщение.

Если в таблице было настроено расписание, то Дина запросит: проводит опрос сразу или по расписанию? Выбирайте, как вам удобнее.

Если у вас нет расписания, то опрос будет запущен сразу без лишних вопросов.

При запуске опроса Дина сообщит в чат время, через которое она завершит опрос. Это время таймаута вы можете изменить в таблице на странице «Dinabot Настройки»

Во время опроса Дина проводит анализ актуальных поручений/задач в таблице и по актуальным высылает исполнителям сообщения с вариантами ответа. Правила опроса задаются на странице «Dinabot Настройки». В предложенном шаблоне они предзаполнены, но вы можете их изменить. Например, если вам необходимо запрашивать у исполнителя затраченное на выполнение поручения время, вы указываете «Ask hrs» в колонке «Исполнено»:

Примеры опросов в разных мессенджерах:

По итогам опроса Дина сама заполнит вашу таблицу на основании полученной у исполнителей информации и сообщит об этом вам в чате, указав ссылку на таблицу Google или обновленный файл Excel. Также она сообщит о том когда планируется следующий опрос согласно расписанию.

Дина может самостоятельно заполнять в таблице следующую информацию:

  • Новый статус задачи;
  • Комментарии от исполнителей;
  • Трудозатраты (если вы ее об этом просили);
  • Процент выполнения задачи, дополнительно к статусу (если вы, конечно, ее об этом попросили);

3. Команда «Опрос»

Несмотря на настроенное или не настроенное автоматическое расписание, вы всегда можете запустить опрос исполнителей вручную, который будет выполнен сразу после запуска. Для этого отправьте Дине в чате команду ‘Опрос‘.

Если у вас нет подключенных таблиц, Дина об этом вам сообщит и предложить прислать ей ссылку на таблицу Google или файл Excel.

Если у вас одна подключенная таблица, то Дина проверит, есть ли в ней настроенное расписание. При настроенном расписании Дина спросит: «Хотите сразу провести опрос или согласно расписанию Сегодня, в 20:10?». Если расписание в таблице не настроено, то опрос сразу запустится.

Если у вас несколько подключенных таблиц, то Дина предложить выбрать таблицу, на основании которой нужно произвести опрос.

4. Остановка опроса

Остановка опроса производится Диной автоматически, на основании времени таймаута, указанного в параметрах таблицы. Но вы можете остановить опрос до этого времени, отправив боту сообщение «Остановить опрос«.

Если у вас несколько запущенных опросов в это время, то Дина запросит, какой из опросов остановить.

Если у вас один запущенный опрос, то Дина остановит текущий без лишних вопросов.

5. Изменение списка поручений/задач

Вы можете изменить список поручений в своей таблице Google или Excel.

Если вы используете Excel, то просто пришлите файл с новыми заданиями Дине в чат. Она заменит предыдущую таблицу новой и будет производить опрос на основании нее.

Если вы используете таблицу в Google Sheets, то просто отправьте Дине команду ‘Опрос’ и она будет учитывать ваши новые данные.

6. Подключение нескольких таблиц

Вы можете подключить несколько таблиц для опроса, причем сразу в разных форматах и Google Sheets и Excel. Для этого просто присылайте Дине ссылки на эти таблицы, либо файл для Excel. И Дина будет вести опросы по каждой этой таблице.

Важно! Если вы пришлете ссылку или файл таблицы, которая уже подключена к Дине, предыдущая таблица будет заменена новой.