Узнайте, что происходит с открытыми работами на объектах
У вас есть список работ, назначенные подрядчики и обещанные даты. Дина запросит текстовые обновления по email, напомнит об ответах и сведёт статусы в отчёт, чтобы вы могли разобраться с задержками и вопросами.
Для руководителей эксплуатации, координаторов объектов и монтажных работ, которые ведут уже назначенные работы в таблице и переписке.
Как начать с уже назначенных работ
Составьте понятный список работ
Включите название объекта в текст каждой задачи, например «Клуб Север: заменить доводчик». Укажите ответственного и срок. Загрузите список и проверьте задачи перед применением.
Пригласите ответственных и выберите ритм
Пригласите подрядчика или назначенного координатора как участника. Для почтовых ответов он подтверждает email и выбирает этот канал. Назначьте дни запросов, срок ответа и время сводки.
Проверьте результаты и приёмку
Посмотрите сообщения о выполнении, задержках и отсутствии ответа. Если нужно подтверждение на объекте, заведите отдельное поручение ответственному за проверку и оцените его ответ.
Что спросить по открытой работе
- Какой текущий статус работы на указанном объекте?
- Когда планируете завершить её? Сохраняется ли согласованный срок?
- Нужны ли доступ, материал, согласование или решение ответственного?
Клуб Север: доводчик заменили. Дверь проверил, замечаний не заметил. Менеджер объекта ещё не подтвердил приёмку — сможет осмотреть завтра.
Сообщение подрядчика о выполнении не подтверждает приёмку. Поручение «Проверить замену доводчика» можно назначить менеджеру объекта отдельно; его ответ останется отдельным источником.
Сбор работает по текстовым поручениям. Объект можно указать в названии задачи. Специализированный автосбор строительных объёмов и материалов ещё готовится; фото, голос, геопозиция и автоматическая приёмка работ в этом сценарии не предлагаются.
Пример реестра открытых работ
| Поручение | Ответственный | Текущий срок | Сообщённый статус | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
| Клуб Север: заменить доводчик | Подрядчик Алексей | 17 сентября | Выполнено со слов исполнителя | Подрядчик сообщил о замене; приёмка не подтверждена |
| Клуб Север: проверить замену доводчика | Менеджер Мария | 18 сентября | В работе | Проверка на объекте запланирована |
| Клуб Центр: согласовать доступ в техпомещение | Координатор Игорь | 17 сентября | Нет ответа | Подтверждение доступа не получено |
Пример с вымышленными участниками и задачами. Это не результат сбора у клиента.
Алексей сообщил о замене доводчика в клубе Север. Мария планирует проверку, поэтому приёмка пока не подтверждена. По доступу в техпомещение клуба Центр ответа нет — это нужно уточнить перед выездом.
Сводка и Excel доступны в кабинете. Для проверки записи откройте исходный ответ. Получателям отчёта можно настроить доставку по email.
Каналы и доставка
Начните с почты: участники подтверждают адрес и выбирают email в кабинете. Также доступны Telegram, MAX и ответы через веб-кабинет. Респонденты и получатели сводки настраиваются отдельно.
Пилот WhatsApp запланирован. Сейчас WhatsApp недоступен для сбора ответов.
Вопросы о сценарии
Нужен ли подрядчику наш общий трекер?
Подрядчик отвечает на запросы через выбранный канал, например email. Его нужно пригласить в DinaBot; почтовый канал требует подтверждения адреса и выбора в кабинете. Вариант совсем без входа сейчас не обещается.
Как различать работы на нескольких объектах?
Добавляйте объект или его понятный код в название каждого поручения и сохраняйте идентификаторы задач при обновлении реестра. Это способ вести обычные поручения; отдельная модель объектов и автоматические отчёты по объектам здесь не заявлены.
Дина сама подтвердит качество и приёмку?
Нет. Ответ подрядчика фиксирует его заявление. Для проверки назначьте отдельное поручение уполномоченному человеку на объекте. Решение о приёмке принимается по вашей процедуре.
Можно отправить фото, голосовое сообщение или геопозицию?
Этот сценарий рассчитан на текстовые ответы. Приём фотографий, голосовых сообщений и геопозиции не реализован. Для строительных объёмов и материалов есть отдельный Excel-образец, автоматический сбор которого ещё готовится.
Можно собирать ответы через WhatsApp?
Пилот WhatsApp запланирован, но сейчас этот канал недоступен. Для запуска используйте email, Telegram, MAX или веб-кабинет в соответствии с настройками участника.
Нужно запрашивать каждого подрядчика ежедневно?
Выберите дни недели и время сбора под ритм работ. Для открытых поручений может подойти несколько сборов в неделю. Запросы по произвольным событиям отдельно не обещаются.
Подходящие форматы отчёта
Рабочий реестр поручений и импорт