Соберите статусы поручений к следующему совещанию
После встречи остаются решения, ответственные и сроки. Передайте этот список Дине: она запросит обновления у исполнителей, напомнит об ответах и подготовит сводку с Excel к вашему разбору.
Для руководителя проекта или координатора, который после каждой встречи вручную пишет исполнителям и обновляет реестр поручений.
От согласованного протокола до следующего разбора
Проверьте поручения из встречи
Загрузите таблицу или текстовый протокол в кабинет. Проверьте предложенные задачи, сопоставьте исполнителей с приглашёнными участниками и уточните даты перед применением.
Назначьте окно для обновлений
Выберите дни запросов, срок ответов, напоминание и время сводки. Начните с почты; участники должны подтвердить email и выбрать его в кабинете.
Разберите изменения и вопросы
Откройте сводку и Excel перед следующей встречей. Посмотрите, кто сообщил о результате, где изменился срок, кому нужно решение и кто не ответил.
Какие обновления нужны по поручениям
- Какой сейчас статус каждого из ваших поручений?
- Успеваете ли к согласованному сроку? Если нет, какую дату предлагаете?
- Что мешает завершить работу и какое решение требуется?
По поручению «Согласовать план испытаний» отправила вариант заказчику. Подтверждения пока нет. Нужна помощь руководителя, чтобы определить согласующего.
Отправка документа и его согласование — разные результаты. В ответе нужен статус именно того результата, который записан в поручении; при неясности Дина может задать уточняющий вопрос.
Что руководитель увидит перед встречей
| Поручение | Ответственный | Текущий срок | Сообщённый статус | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
| Согласовать план испытаний | Анна | 17 сентября | В работе | Вариант отправлен; нужно определить согласующего |
| Отправить расчёт стоимости | Игорь | 16 сентября | Выполнено со слов исполнителя | Расчёт отправлен заказчику |
| Подтвердить дату поставки | Виктор | 18 сентября | Нет ответа | В текущем сборе обновление не получено |
Пример с вымышленными участниками и задачами. Это не результат сбора у клиента.
Анна сообщает, что план испытаний отправлен, но ещё не согласован: требуется назначить согласующего. Игорь сообщил об отправке расчёта. Виктор не ответил — актуальная дата поставки не подтверждена.
Сводка и Excel доступны в кабинете. Для проверки записи откройте исходный ответ. Получателям отчёта можно настроить доставку по email.
Каналы и доставка
Начните с почты: участники подтверждают адрес и выбирают email в кабинете. Также доступны Telegram, MAX и ответы через веб-кабинет. Респонденты и получатели сводки настраиваются отдельно.
Пилот WhatsApp запланирован. Сейчас WhatsApp недоступен для сбора ответов.
Вопросы о сценарии
Можно начать с протокола, а не с готовой таблицы?
Да. Поддерживаются DOCX, PDF с текстовым слоем, TXT и Markdown, а также XLSX и CSV UTF-8. Распознанные поручения нужно проверить перед применением. Аудиозаписи встреч и сканы без текстового слоя пока не подходят.
Что делать, если в протоколе написано только «к пятнице»?
Уточните конкретную дату при проверке поручений. Если новый ответ содержит неясный срок или результат, Дина может задать уточнение. Неопределённую формулировку нельзя считать согласованным обязательством.
Попадёт ли новый протокол в существующий реестр?
При повторном импорте проверьте предложенные добавления и изменения. Сохраняйте идентификаторы поручений, чтобы обновлять существующие задачи. Результат импорта применяется после вашей проверки.
Будут ли участники и заказчик получать всю переписку?
Получатели сводки задаются отдельно от исполнителей. Перед запуском проверьте состав получателей и содержание отчёта. Заказчику отправляйте только согласованные сведения.
Нужно ли считать молчание подтверждением выполнения?
Нет. Отсутствие ответа отмечается отдельно. Последний известный статус не становится свежим подтверждением, а сообщение о выполнении остаётся заявлением исполнителя.