Контроль исполнения поручений с помощью таблицы и чат-бота

 

Контроль за исполнением поручений в Telegram!

 

Сотрудникам не надо изучать никакую систему для учета задач или CRM, им достаточно привычного WhatsApp или Telegram!

Контролируете задачи с помощью таблиц, но устали их обновлять

Вы ставите задачи в WhatsApp, Telegram, но теряете контроль

В вашей системе сотрудники сами не обновляют статусы

Как работает чат-бот Дина?

Задачи вносятся в эл. таблицу

Таблица гибкая и простая, как Excel и Google Sheets. Ее легко настроить без программистов

Дина информирует сотрудников в чате

Информирование идет в привычном для сотрудника мессенджере. Дина сообщит сотруднику о новых поручениях, в понедельник - о поручениях на неделю

Дина собирает отчет о ходе работ

Чат-бот в назначенное вами время собирает у сотрудников статус поручения и комментарий о ходе работ

По сравнению с Excel или Google Sheets таблица обладает рядом дополнительных возможностей

Канбан представление

Вы можете группировать поручения на канбан доске по статусам и исполнителям

Календарь вид

Все поручения можно посмотреть в виде календаря

Работа через чат

Вы можете добавлять поручения через свой любимый мессенджер

Шаблон контроля поручений с чат-ботом WhatsApp

 

 

Руководитель или его помощник (секретарь) может посмотреть в системе различные виды отчета, включая информацию по исполнительской дисциплине своих сотрудников, которых опрашивала чат-бот, за нужный ему период и а также сохранить в формате Excel или Google таблицы.

В этой статье расскажем как организовать контроль исполнения документов и поручений сотрудников, а также как чат-бот Дина поможет в этом руководителю компании или его помощнику/секретарю.

Необходимость в контроле поручений и контроле исполнения документов

В каждой организации руководители дают поручения своим сотрудникам. При этом для маленьких фирм характерно, что большинство поручений дается в устной форме. Руководитель помнит о небольшом количестве заданий, выданных им, и самостоятельно контролирует их исполнение. Но с ростом бизнеса приходится оформляють поручения в письменной форме: в виде резолюций на документах или в виде содержания распорядительных документов. Так как ни один руководитель не в стоянии запомнить все выданные им поручения, а еще успевать самостоятельно проконтролировать их исполнение. При этом некоторые сотрудники могут игнорировать львиную долю поручений или забывать про некоторые из них, сдвигать сроки выполнения. Это приводит к падению исполнительской дисциплины и снижению эффективности деятельности организации. На некоторых предприятиях доходит до того, что исполнители сами решают, какие им поручения нужно исполнять, а какие можно проигнорировать.

Чтобы организовать контроль поручений и исполнения документов, вам  придется определить процедуры, связанные с ним, права и обязанности сотрудников, донести их до всех заинтересованных сторон. От того, насколько детально и полно будет определена система контроля поручений, а также организовано ее исполнение зависит эффективность дальнейшей работы. Мы предлагаем вам систему, которая самостоятельно отслеживает исполнение.

Организация контроля поручений руководителя и исполнения документов

Понятие "Контроля за исполнением поручений" возникло в 2005 г., с появлением Типовых регламентов федеральных органов власти. До этого времени использовался другой термин – «контроль исполнения документов», который содержится в тексте ГОСТа Р 51141-98.

Исходя из определения термина «контроль за исполнением поручений», можно выделить два вида контроля:

контроль по существу выполнения поручений, предусматривающий оценку правильности, полноты выполнения поручения и осуществляемый, как правило, самим руководителем организации / структурного подразделения;

контроль над сроками исполнения поручений, включающий совокупность действий по обеспечению своевременного исполнения поручений. Данный вид контроля осуществляет наш встроенный чат-бот (обычно это делают сотрудники службы документационного обеспечения управления).

Чат-бот:

  • отслеживает и фиксирует ход фактического исполнения выданных поручений;
  • обобщает собранные данные в нашем шаблоне и в формализованном виде доводит до руководства, отправляя информацию в чат или на электронную почту;

 

Основные этапы контроля за исполнением поручений (их подробное описание мы приведем чуть ниже):

  1. Постановка поручения на кон­троль.
  2. Проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей.
  3. Предвари­тельная проверка и регулирование хода исполнения поручения.
  4. Снятие поручения с контроля.
  5. Учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений 

Чат-бот осуществляет информирование исполнителей об истечении сроков исполнения поручений. 

Информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, осуществляется за 5 дней до истечения срока исполнения.

Информирование исполнителей в чате о задачах со сроком за 5 дней

Первый этап: постановка документов и поручения на кон­троль

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех поручений, но из-за неравнозначной ценности документов, на основании которых создаются поручения, и немалой трудоемкости данной работы (при большом объеме документооборота) в практике делопроизводства возникло разделение поручений:

– на поручения, подлежащие обязательному контролю за исполнением,

– и на поручения, контроль за исполнением которых необязателен

 

Если происходит такое разделение поручений, то в организации должен существовать перечень поручений, исполнение которых подлежит обязательному контролю. Данный перечень может входить в состав внутреннего нормативного документа или утверждаться в виде отдельного регламента.

Практически всегда учитываются и ставятся на контроль в системе документы:

– вышестоящей организации,

– руководства организации,

– поручения, содержащиеся в распорядительных документах.

 

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и ин­ди­видуальными.

Типовые сроки исполнения поручений устанавливаются законодательными или нормативными правовыми актами. На основании этих актов в организации разрабатывается перечень типовых сроков исполнения поручений и документов, который может являться частью внутреннего нормативного документа или отдельным документом. Типовые сроки, как правило, исчисляются в календарных днях.

 

Индивидуальные сроки исполнения указываются в поручении (резолюции) руководителя или в тексте распорядительного документа.

Постановка документов и поручений на контроль

При постановке документа на контроль информация о документе, заносится в зависимости от типа документа в соотвествующий раздел на листе "Документы" электронной таблицы, созданной на основании нашего шаблона . Данные должны вноситься в электронную таблицу в тот же день, когда был получен документ и создано поручение. Для документа могут быть приложены скан-копии или фотографии в графе "Скан-копия".

Информация о поручениях, созданных на основании документа, фиксируется на странице "Поручения", с указанием срока, исполнителя и документа-основания.

Кроме того, в верхнем правом углу документа, на основании которого создано поручение, делается отметка о контроле в виде буквы «К» или слова (штампа) «Контроль»

Регистрация документа на контроль в электронной таблице

Второй этап: проверка своевременности доведения поручения до конкретных исполнителей

Документы и поручения, должны передаваться исполнителям, как правило, в течение суток. А срочные и оперативные – незамедлительно.

При использовании нашего шаблона, работой по информированию займется, подключенный к таблице чат-бот. Каждое утро рабочего дня чат-бот информирует всех исполнителей о новых поручениях. 

При этом сроки и порядок информирования вы можете изменить, настроив соответствующее задание в электронной таблице.

 

Исполнитель, кроме информирующего сообщения, получит от чат-бот прямо в мессенджере скан-копии документа.

Также чат-бот запросит у исполнителя подтверждающее получение документа сообщение и информацию о поручении

Эта информация и дата получения будет зафиксирована в электронной таблице.

 

Исполнителю не надо постоянно и своевременно "заглядывать" в систему электронного документооборота, чат-бот сам напишет ему в чате!

 

Третий этап: предвари­тельная проверка и регулирование хода исполнения поручения

Если контроль поручений организован, то на протяжении всего срока исполнения поручения чат-бот, проводит регулярные проверки хода исполнения. Их результаты заносятся в электронную таблицу на странице "Поручения".

Контроль исполнения поручений производится согласно настроенным заданиям.

По-умолчанию в шаблоне электронной таблицы задания настроены следующим образом:

  • Чат-бот выбирает поручения, срок которых истекает через 5 дней.
  • Связывается через мессенджер (Telegram, WhatsApp или др.) с исполнителем и узнает у него статус поручения и информацию о ходе работ.
  • Вносит полученную информацию в электронную таблицу

Вы можете зайти в задание и изменить эти настройки.

Вы можете добавить свои настройки запроса информации. Например, для длительных задач рекомендуется:

– поручения последующих лет – не реже одного раза в год;

– поручения последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

– поручения текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

 

Кроме того, в системе определено задание для напоминания о назначенных поручениях. Напоминание формируется еженедельно, по понедельникам, и включает поручения, которые должны быть исполнены на текущей и следующей неделе!

 

Внимание! Ответственность за правильность предоставленной информации должны нести исполнители. Чат-бот не должен выяснять правдивость предоставленной инсполнителем информации о ходе выполнения поручения.

 

Если ответственный исполнитель не успевает исполнить поручение к установленному сроку, то он должен за несколько дней до окончания срока проинформировать руководителя с указанием причин невозможности исполнения поручения вовремя и просьбой о продлении срока исполнения, указав планируемый срок. Это он может сделать через чат-бота, вызвав прямо в мессенджере команду "Продлить срок" и выбрав необходимое поручение. Чат-бот самостоятельно проинформирует об этом руководителя прямо в чате или на электронную почту.

Четвертый этап: снятие поручения с контроля

Обычно решение о снятии поручения с контроля принимается только руководителем, давшим поручение, а контроль за исполнением поручений прекращается только на основании документированного подтверждения исполнения

 

Продлить типовой срок исполнения поручения можно только в том случае, если это позволяет нормативный акт, регламентирующий данный срок. Изменить индивидуальный срок исполнения поручения может только руководитель, установивший его

.

Пятый этап: учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться.

Итогом данной работы являются отчеты об исполнении поручений, которые предоставляют руководителям. Периодичность формирования данных отчетов, их количество и форму каждого из них организация определяет самостоятельно.

В нашей электронной таблице содержится также отчет, который включает следующие данные:

общее количество поручений, подлежащих исполнению за определенный период;

– количество исполненных за определенный период поручений, сгруппированных по исполнителям;

– количество неисполненных за определенный период поручений и исполненных с превышением срока;

– причины задержек исполнения поручений.

 

Отчет автоматически формируется и может быть даже прислан на электронную почту. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения поручений, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Свяжитесь с нами

Если у вас есть вопросы по использованию нашего шаблона, чат-бота, напишите нам

    Имя
    Email
    Сообщение

    Frequently asked questions (FAQ) or Questions and Answers (Q&A), are listed questions and answers, all supposed to be commonly asked in some context, and pertaining to a particular topic.